Comment bien accueillir ses nouveaux salariés ? fiches techniques d’un on-boarding réussi
Le onboarding est un process déterminant pour sécuriser vos recrutements.
D’après l’APEC, 60% des jeunes cadres estiment que les entreprises ne gèrent pas bien leur intégration professionnelle. Ou encore selon Deloittes, 4 % des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse. Et 22 % des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours. Une mauvaise intégration fait démissionner 1 cadre sur 3. Un nouvel employé met en moyenne 6 à 8 mois avant d’être pleinement opérationnel.
Compte tenu du coût de recherche et d’embauche des candidats, il est donc important de ne pas laisser passer cette période cruciale pour les 2 parties, comme une phase essentielle du cycle de vie des collaborateurs qui finalise le processus de recrutement.
L’intégration des candidats en entreprise est donc déterminante. Elle nécessite d’être structurée, réfléchie, préparée et suivie afin de mettre toutes les chances des 2 côtés pour que l’embauche devienne une réussite. Les difficultés rencontrées par les entreprises face à l’intégration d’un candidat sont nombreuses : entre l’accueil avec les bonnes personnes le Jour J, la transmission des informations clés, des valeurs et de la culture, les départs en cours de période d’essai ou la difficulté à se comprendre, les sujets ne manquent pas et méritent d’être préparés pour garantir le succès d’une bonne intégration ou onboarding.
Les causes d’échec et de non-efficience sont d’emblée à mettre en avant pour être évitées.
Le manque de formalisation du parcours d’intégration du ou de la candidat(e) comme si il ou elle n’était pas attendu(e), et que la mise en place allait se faire de manière automatique comme on pose un fiche à sa prise de courant. Le parcours d’intégration s’inscrit dans la durée nécessaire pour s’assurer que le candidat atteigne un niveau suffisant d’opérationnalité et ait intégré les valeurs et la culture de l’entreprise (formation, culture, engagement…).
Le manque de support sur lequel se reporter pour ne pas perdre le fil des choses, le nom des personnes, des lieux, les consignes….
Le manque d’implication : qui inciterait à penser que la prise de poste n’est pas attendue ou ne compte pas temps que cela. Il s’agit de l’implication de la direction des managers et des différents services.
Le manque de temps de la part de l’accueillant que ce soit le ou la manager ou la personne en charge des ressources humaines est d’emblée un point de vigilance. La date d’arrivée doit donc être fixée de manière à se laisser une marge de manœuvre : écoute, dialogue…
Quels sont les enjeux d’une bonne
intégration ?
Les enjeux de l’onboarding sont à la fois liés à la validation de la période d’essai mais aussi à la compréhension des valeurs de l’entreprise, ou du bien-être du salarié dans son poste.
Ainsi, 2 grands acteurs sont
co-responsables dans cette intégration :
Le ou la Nouvel(le) Embauché (e), par son attitude et son dynamisme, il ou elle doit confirmer sa motivation, ses capacités exprimées en entretien, faire ses preuves. Le plan d’intégration doit l’aider à réussir ces points ;
L’entreprise, au travers de l’accueil fait au nouvel entrant : elle
accompagne pas à pas dans l’apprentissage et l’accomplissement progressif de sa mission pour qu’il ou elle trouve rapidement place en interne, avec plusieurs acteurs impliqués (le RH, le manager direct, l’équipe, le tuteur/parrain, la direction).
Les acteurs de l’intégration sont multiples et doivent tous avoir leur rôle.
Le ou la responsable des ressources humaines donne au nouvel arrivant les clés de compréhension des valeurs de l’entreprise, des attentes de celle-ci vis à-vis des salariés : favoriser l’apparition du sentiment d’appartenance. Les managers doivent avoir les moyens d’entretenir la motivation pour piloter l’accompagnement à travers le suivi des acquisitions.
Le ou la manager concrétise ce qui est attendu du nouvel arrivant (missions, activités, responsabilités) et facilite la prise en main du poste de travail. Il effectue le suivi et l’évaluation des résultats, il effectue les ajustements afin de faciliter l’intégration. Il valorise les réussites pour optimiser l’intégration et la prise de fonction : créer les conditions de la motivation.
Le nouvel arrivant prend en main son intégration en se montrant actif dans les différentes étapes de son parcours. Il évalue le dispositif d’accueil et d’intégration de l’entreprise afin de l’améliorer pour développer son opérationnalité le plus rapidement possible.
Un parrain ou une marraine (pairs) organise le parcours d’apprentissage du nouvel arrivant en collaboration avec les RH et rend le travail formateur. Enfin il facilite la compréhension de ce qui est attendu du nouvel arrivant.
Nous vous proposons un parcours en 5 étapes clés.
ETAPE 1 de l’intégration : la préparation
Un certain nombre d’éléments sont à anticiper dont voici la check List (pour l’avoir plus en détail, nous demander le document intégral via le formulaire de contact avec des exemples de mail, de parcours, des listes complètes à ne pas oublier !) : Prévenir les bonnes personnes, anticiper les moyens internes, demander les pièces administratives et organiser les étapes d’arrivée du futur salarié(e).
Les facteurs clés de succès d’une intégration réussie seront liés à la conformité par rapport à la loi du travail et les valeurs de l’entreprise, la clarification pour s’assurer que le ou la collaborateur est bien intégré(e), mais aussi la connexion interpersonnelle pour favoriser les relations efficaces ; et informatique pour assurer l’intégration. La culture fournira les clés de compréhension de l’entreprise, de ses us et coutumes, règles et informations tacites.
ETAPE 2 de l’intégration : l’accueil le jour J
Les objectifs sont à la fois de donner une impression exceptionnelle de l’entreprise pour confirmer le choix du candidat, avec de l’interaction et du ludique, c’est à dire en évitant l’overdose de support power point et en favorisant les activités avec des collaborateurs, des vidéos vivantes et des discussions ; Tout en s’appuyant sur le guide d’intégration / livret d’accueil / Guide de bienvenue. Il faut également s’assurer que les outils numériques relais de la politique d’intégration soient accessibles : linkedin, intranet, GED etc.
Le guide d’intégration constitue le 1er élément clé, c’est un outil d’accompagnement transmis au salarié le 1er jour de sa prise de poste (cf exemple dans notre guide complet). Il présente l’entreprise dans son contexte et son environnement, met en évidence les méthodes de fonctionnement et toutes les informations nécessaires et éléments pratiques visant à faciliter l’acquisition rapide de repères.
Il donne l’occasion au nouvel arrivant de s’imprégner des valeurs et du fonctionnement de la société et de se repérer plus facilement au sein de la structure. Véritable outil pratique, il servira à piocher toute information utile au gré de ses interrogations. Il favorise par ailleurs le développement de la motivation et le sentiment d’appartenance de votre collaborateur(trice).
Nous vous proposons dans notre guide technique (à demander dans notre formulaire contact) des exemples de critères de développement des éléments que vous souhaitez mettre en évidence pour l’entrée en poste d’un ou une nouvel(le) arrivant(e). Son contenu diffère d’une entreprise à une autre.
ETAPE 3 de l’intégration : le 1er mois
Le temps nécessaire pour que le salarié devienne entièrement autonome sur son poste en intégrant la culture, les valeurs et la connaissance de l’entreprise, peut être inférieure ou supérieure à la période d’essai. Ce sont les moments de l’adaptation dans les meilleures conditions possibles du nouveau collaborateur, du maintien de sa motivation, de la décision de continuer ou non la relation contractuelle et de la réussite à plus long terme.
- Pour le ou la collaborateur(trice) c’est la phase d’appropriation de ses nouvelles fonctions : il ou elle acquiert progressivement, les connaissances, les savoirs, les attitudes requises pour s’adapter à son poste et son environnement
- Pour l’entreprise c’est le temps de l’observation, des mises en situations, de l’évaluation, de la validation des critères de tenue du poste.
Cela implique de définir une FEUILLE DE ROUTE pour définir sur quoi vous allez juger la réussite de la période d’essai et l’intégration dans l’entreprise :
1- Construire le parcours d’intégration : activités, compétences à acquérir, formation associée, …
2- Suivre les évolutions : les acquis, les axes à améliorer, adapter l’accompagnement
Il s’agit les 2 premières semaines de créer un contexte chaleureux et structuré : préparer un planning pour la première semaine, organiser le déjeuner du premier jour ou offrir au salarié des objets publicitaires au nom de l’entreprise : t-shirts, carnets, thermos, mug, etc.
ETAPE 4 de l’intégration : le 1er trimestre
Un entretien de suivi est nécessaire toutes les 2 semaines :
Pour faire le point sur la période écoulée en donnant la parole au collaborateur,
Pour faire référence à des situations concrètes pour illustrer l’acquisition de compétences en lien avec le poste,
Pour évaluer les réalisations au regard du plan d’actions défini et à adapter en fonction des difficultés rencontrées ou des évolutions de planning (s’appuyer sur des faits et non sur des opinions),
Pour approfondir le questionnement au-delà du 1er niveau de réponse, tenez le collaborateur au courant de ses progrès (feed back) !
Quelques exemples de questions à aborder autour d’un café pour faire le point sur divers sujets :
Comment cela se passe-t-il ? Comment appréhendez-vous votre nouveau poste ?
Est-ce que le travail / l’équipe / l’entreprise est conforme à vos attentes ?
La formation vous a-t-elle été utile ? Qu’est-ce que vous aimeriez changer ou y ajouter ?
Disposez-vous de tous les outils et ressources dont vous avez besoin ?
Y a-t-il quelque chose d’autre que nous devrions vous fournir ou fournir aux nouveaux salariés ?
ETAPE 5 : l’évaluation
L’objectif est de valider l’embauche ou renouveler la période d’essai, ou de mettre un terme à la collaboration.
1- Bilan de la période d’intégration au regard des objectifs fixés, du compte rendu des entretiens de suivi et de la synthèse du plan d’actions réalisées
2- Mesurer la satisfaction de l’intéressé vis-à-vis du processus d’intégration
3- Recueillir les perceptions de la nouvelle recrue par l’intermédiaire de son rapport d’étonnement
Votre processus de recrutement doit donc être en constante évolution. Les retours d’information constituent ainsi l’un des meilleurs moyens de mesurer la réussite et de renouveler votre programme. C’est en mesurant votre réussite que vous pourrez vous adapter.
Le rapport d’étonnement rédigé par les nouveaux arrivants dans les quelques semaines suivant leur intégration dans l’entreprise permet à la nouvelle recrue de vous donner une vision critique et constructive de l’image que peut renvoyer votre entreprise pour une personne venue de l’extérieur. C’est un moyen efficace d’avoir un regard neuf et spontané sur l’entreprise.
Si vous avez passé toutes ces étapes, l’intégration est méthodologiquement réussi ! Il sera nécessaire de trouver des indicateurs de performance ou KPI pour mesurer votre progression dans l’intégration de nouveaux collaborateurs comme par exemple le taux de réalisation de chaque étape, le taux de tutorat, la satisfaction de vos salariés (clients internes), le niveau de performance des nouveaux intégrés ou le taux de maintien en poste en fin de période d’essai !
Thierry-Guillaume Bardin – avril 2020
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